Re: [hox] Helfer HOWTO?
- From: Stefan Meretz <stefan.meretz hbv.org>
- Date: Tue, 18 May 2004 09:15:15 +0200
On Tuesday 18 May 2004 00:05, Holger Weiss wrote:
Ich hatte zwei Anfragen, ob es ein "Helfer-HOWTO" gibt, das man sich
schon vorab mal anschauen koennte. Quasi das Briefing in schriftlich.
Gibt's sowas (Stefan)?
Jep, check lists von der letzten Konferenz anbei. Die müssten allerdings
auf die aktuellen Bedingungen angepasst werden. Zur Info schicke ich mal
alle (ausser die zur Unterbringung) mit.
Ciao,
Stefan
--
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Checkliste Beitragsbetreuung
Du hast die Betreuung eines Beitrages übernommen. Was ist zu tun?
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(0) Versuche bereits *vor* der Veranstaltung "deine" ReferentIn zu
finden und stelle dich ihr als BetreuerIn vor. Sie weiß dann, an wen
sie sich bei Fragen zu ihrer Veranstaltung wenden kann. Ob die
ReferentIn bereits eingetroffen ist erfährst du am Konferenzbüro.
(1) Gehe spätestens zehn Minuten vor der Veranstaltung zu dem Raum und
kontaktiere nach Ende des Beitrages den/die BetreuerIn des
vorhergehenden Beitrages. Er/sie "übergibt" dir die Verantwortung für
die Technik, die dort steht (PC, Beamer). Das betrifft die Tracks B
und C. Die Workshops im Track A brauchen nur bedarfsweise einen Beamer
- erkundige dich am Konferenzbüro.
(2) Hilf ggf. der ReferentIn beim Anschluss an die Technik. Frage sie/ihn,
ob du was zur Einleitung sagen sollst (über die ReferentIn), oder er/sie das
selber macht. Bei einem Workshop, sollte letzteres die Regel sein. Kläre, ob
du die Moderation der Diskussion übernehmen sollst (oder nicht). Workshops
haben oft eigene Ideen.
(3) Frage zu Beginn, ob jemand im Raum eine Übersetzung benötigt, und falls
ja, ob es eine/n Andere/n gibt, der die Übersetzung übernimmt.
(4) Starte die Audio-Aufnahme, damit deine Ansage mit drauf ist. Das
unterstützt die Nachbearbeitung.
(5) Eröffne die Veranstaltung möglichst pünktlich, spätestens 15 Minuten
nach Voll (c.t.). Nenne Namen der ReferentIn(nen) und Titel des Beitrages
bzw. Workshops. Und mehr, falls ihr das vorher so abgesprochen habt.
(6) Der Beitrag sollte in der Regel eine dreiviertel, maximal aber eine eine
Stunde gehen. Bei einem Workshop regelt das der Workshop selbst. Achte auf
die Zeitgrenzen, gib der ReferentIn ggf. ein Signal und sprich es vorher mit
ihr ab.
(7) Die Diskussion beginnt. Workshops regeln das meist selbst. Wenn abgesprochen,
moderiere die Diskussion (mindestens: Redeliste).
(8) Achte auf die Mikrophonausrichtung während der Diskussion (Mikrophon jeweils
in die Richtung der RednerIn drehen.
(9) Beende die Veranstaltung möglichst eine viertel Stunde vor der nächsten
Veranstaltung, so dass der Raumwechsel ohne Hektik vorgenommen werden kann.
Warte auf die BetreuerIn der nachfolgenden Veranstaltung und "übergib" ihr/ihm
die Technik (Track B und C).
Was ist bei Störungen? Gibt es Störungen?
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Jemand dominiert die Veranstaltung. Jemand möchte ein Thema diskutieren, was
neben dem eigentlichen Thema liegt. Etc. Das kann eine Störung sein, oder auch
nicht.
In jedem Fall: Keep cool. Du bist _nicht_ für die Diskussion verantwortlich.
Meistens regelt sich sowas von ganz alleine. Diesen Prozess des "Selbst-Regelns"
solltest du unterstützen.
Beispiel: Die Veranstaltung ist gespalten. Die einen möchten das, die anderen
etwas anderes weiter diskutieren. Du kannst vorschlagen, dass sich eine Gruppe
in einen anderen Raum begibt (Raum lässt sich ganz schnell am Konferenzbüro
organisieren bzw. am Sa und So einfach nehmen).
In diesem Sinne gibt es keine Störung, sondern nur unterschiedliche Bedürfnisse,
die die Mehrheit als Störung empfinden kann. Eine Absprache mit der ReferentIn
kann ebenfalls nützlich sein, da die TeilnehmerInnen vermutlich wegen ihr
gekommen sind.
Was ist, wenn aber penetrant doch jemand rumnervt und alle murren schon? Auch
hier kannst du die Klärung unterstützen. Zum Beispiel kannst du ein Meinungsbild
herstellen: Wer will das Thema von x jetzt weiterdiskutieren? Auch hier bist du
nicht der Problemlöser, sondern kannst der Moderator des Lösungsprozesses sein.
Wenn dir das zuviel ist, oder du dich unsicher fühlst, dann zwinge dich nicht.
Was nicht geht, geht nicht. Eine Veranstaltung, in der viel kontroverse Energie
ist, kann scheitern. Wenn das verhindert werden kann ist es schön, wenn es partout
nicht geht scheitert sie eben.
Was mache ich, wenn meine Veranstaltung die letzte (vor einer Pause) ist?
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Wenn die Pause das Ende eines Tages ist, dann packe bitte die Technik
zusammen und bringe sie ins Konferenzbüro. Bitte ggf. Leute, dir zu helfen.
Wenn die Pause eine Mittagspause ist, dann bitte jemanden, beim Konferenzbüro
Bescheid zu sagen, damit jemand zum Abschliessen kommt.
WICHTIG: Die Technik BITTE nicht unbeaufsichtigt im Raum lassen. Wir sind
nicht alleine im Mathematik-Gebäude. Auch am Wochenende ist dort geöffnet und
der Unibetrieb läuft (Seminare, Nutzung der PC-Säle etc.).
Checkliste BOF-Session
Jemand möchte eine BOF-Session durchführen, was ist zu tun?
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- Klären, wann gewünscht
- Klären, welcher Titel
- Gucken, welcher Raum frei
- Raum mitteilen und in Liste eintragen (!)
- Papier und Stift geben für Ankündigung
- Hinweis auf das BOF-Brett zum aushängen
- Bescheid sagen, einen Apfelkorb kurz vorher abzuholen (wenn gewünscht)
Kein Raum von der Liste mehr frei?
- das ist kein Problem am Sonnabend oder Sonntag
- soll sich einen Raum im 6. Stock aussuchen, der NICHT zur Raumliste
gehört (soll einfach hingehen und gucken)
- dann diesen Raum in die Liste eintragen
Checkliste Check-In
Eine BesucherIn kommt, was ist zu tun?
(1) Eintrag in die Konferenzliste
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Angaben:
- Name
- Stadt/Land
- Teilnahme am bzw. von bis
- E-Mail-Adresse
- Einladung zur nächsten Konferenz per Mail?
Warum machen wir das?
- damit wir wissen, wieviel da waren
- um Leute bei Bedarf zur nächsten Konferenz einladen zu können
(2) Spenden einsammeln, Essenmarken verkaufen
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Grundsätzlich ist die Konferenzteilnahme frei. Dennoch haben wir Kosten,
die wir durch freiwillige Gaben versuchen annähernd abzudecken. Die
Kosten belaufen sich auf etwa 4500 Euro (s.u.). Davon müssen wir 1500 Euro
selbst abdecken. Bei angenommenen 200 BesucherInnen am allen drei Tagen
sind das ungefähr 8 Euro pro Person. Höhere Spenden sind willkommen!
Wir haben für alle TeilnehmerInnen sehr gutes und sehr günstiges Essen
organisiert. Dafür verkaufen wir Essenmarken. Eine Marke kostet 3 Euro.
Es gibt drei Mahlzeiten: Sa mittag, Sa abend, So mittag. Für Freitag
verweisen wir auf die Cafeteria vorne im Mathegebäude (bis 18 Uhr auf).
Getränke kann sich jede/r nehmen, offene Kasse steht daneben - wir bitten
um Ehrlichkeit.
Welche Kosten gibt es?
- Wir zahlen den Refs ihre Reisekosten, Honorar gibt es nicht
- Sofern keine Privatunterkunft möglich ist, zahlen wir in Ausnahmefällen
Hotelkosten
- Wir haben das Essen eingekauft und müssen Geschirr mieten, was u.U.
in den Kosten höher liegt als die 3 Euro pro Mahlzeit
- Wir haben Getränke bestellt und wissen nicht, ob genug Spenden
reinkommen
- Wir haben diverse Sachmittelausgaben: Programmhefte, Transportkosten,
Mietkosten, Kleinkram, Geschirr-Ersatz
Welche Sponsoren gibt es:
- AStA der TU
- Helle Panke e.V. (für zwei Veranstaltungen)
- Projekt Oekonux e.V.
Was ist mit ReferentInnen?
- werden grundsätzlich gleichbehandelt
- sollen sich auch in die Liste eintragen
- können auch was spenden, müssen aber nicht
Was ist mit Presseleuten?
- genauso
(3) Namensschild
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Wenn eingetragen, dann Namensschild zum Ausfüllen geben. Soll
auf die Kleidung geklebt werden. Da drauf soll Name und Stadt/Land.
Wozu Namensschild?
- um die Kommunikation untereinander zu erleichern
- weil nur Leute mit Namensschild zum Social Event können
(4) Feedback-Fragebogen
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Hinweis, dass den Unterlagen ein Feedback-Fragebogen beiliegt, der
bitte ausgefüllt und beim Konferenzbüro abgegeben werden soll.
Warum Feedback-Fragebogen? Damit wir wissen,
- wer aus welchem Anlaß zur Konferenz kam
- welche Veranstaltungen gut ankamen und welche nicht
- was wir nächstes Mal besser machen können
(5) Frage, ob die BesucherIn deutsch/englisch übersetzen kann
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Warum?
- wir haben eine Reihe von englischsprachigen Gästen einerseits
- wir haben deutschsprachige BesucherInnen, die kein Englisch können andererseits
- da es keinen Übersetzungsdienst gibt, wollen wir uns gegenseitig helfen
- dazu gibt es Buttons, die signalisieren: Ich kann dir bei der Übersetzung ins
Englische und/oder ins Deutsche helfen
Wenn ok, entsprechenden Button ausgeben
(6) Frage, ob die BesucherIn bei der Konferenzorganisation helfen möchte
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Warum?
- die Konferenz ist im wesentlichen selbstorganisiert
- wir machen nichts "für andere", sondern alles "für uns"
- es gibt viele kleinere und größe Dinge zu tun
Was gibt es zu tun?
- Plakate, Wegweiser malen (am Anfang)
- Räume vorbereiten und ggf. umräumen (am Anfang)
- Technik aufbauen (am Anfang)
- Kaffee/Tee kochen
- Essen austeilen
- Abwaschen
- Social Event vorbereiten (Raum gestalten)
- Vorträge einleiten, Diskussion moderieren
- Konferenzbüro besetzen
- ReferentInnen unterstützen
- Presseleute zu gesuchten Personen bringen
Wenn ok, dann auf die Termine hinweisen, wann sich das Org-Team trifft:
- Freitag, 13 Uhr
- Sonnabend, 9 Uhr
- Sonnabend, 14 Uhr
- Sonntag, 9 Uhr
- aktuelle Termine stehen auf der Pinwand
Wenn der nächste Termin in weiter Ferne ist, dann auf einen anderen
Menschen vom Org-Team verweisen. ODer du hast selbst eine Idee, wie der
freundliche Mensch dich gerade unterstützen kann.
(7) Noch Fragen?
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- alles klar mit den Veranstaltungen
Nein, bei Bedarf auf die Möglichkeit von BOF-Sessions verweisen
- alles klar mit Unterkunft?
Nein, dann auf billige Unterkünfte verweisen
Infos liegen dazu bereit - nicht rausgeben, wir haben nur je ein Exemplar!
- alles klar mit Abreise?
Nein, dann auf Mitfahrgelegenheiten-Wand verweisen
- alles klar mit Berlin?
Nein, wenn Ort gesucht wird, auf Stadtplan zeigen und ggf. Anfahrt mit
BVG erklären
Wenn dringend erforderlich, einen Stadtplan geben (wir haben nur sehr
wenige!)
(8) Viel Spaß bei der Konferenz!
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Die Konferenzunterlagen übergeben.
Checkliste Organisatorische Bemerkungen zur Konferenz-Eröffnung
Die Konferenz wird eröffnet, wie läuft das ab, was ist zu sagen?
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Ein Oekonuxi eröffnet verspätet aber unspektakulär die Konferenz und erzählt,
was gleich erzählt wird. Vorschlag: Stefan Merten
(1) Grusswort des AStA der TU: Wahrscheinlich wird es ein Grußwort vom
AStA geben. Müssen wir unmittelbar vorher klären.
(2) Ein paar Worte zum Charakter der Konferenz (Vorschlag: Stefan Merten):
- im wesentlichen alles selbst organisiert
- alles transparent im Web verfolgbar
- minimale Kosten, für die wir zwei Sponsoren haben: TU-AStA und Helle Panke
- ein Teil kommt aus Vereinsmitteln des Projekt Oekonux e.V.
- lebt von dem Engagement der Teilnehmenden
- so sind spontane Veranstaltungen, BOF-Sessions, immer möglich
- wir brauchen die Aufmerksamkeit aller für das Wohlergehen aller
- wir brauchen die praktische Unterstützung bei kleineren und größeren Aufgaben
- wir machen die Konferenz nicht für "euch", sondern für "uns": uns alle
- wer generell mithelfen möchte, melde sich beim Konferenzbüro
(3) Zum Sponsor Helle Panke ein paar Worte (Vorschlag: Stefan Meretz).
- Helle Panke unterstützt zwei Veranstaltungen, nämlich diese mit der
nachfolgenden Einführung zu Oekonux, und die Veranstaltung am Sonntag
zur Verteilten Theorie-Entwicklung im Web
- Die Helle Panke braucht Listen der Teilnehmenden. Deswegen geben wir jetzt
eine Liste rum, auf die sich die Leute bitte eintragen mögen.
- Deswegen gab es auch die Eintrittsmarke an der Spendenbox
(4) Zu den Finanzen ein paar Worte (Vorschlag: LutzH)
- viele wollen eine geldfreie Gesellschaft, andere sind schon zufrieden, wenn
etliches nicht so teuer ist
- wir wollen den ReferentInnen ihre Reisekosten erstatten. Dazu kommen weitere
Kosten, die auch bei Selbstorganisation (noch) anfallen
- die müssen wir irgendwie wieder rein bekommen
- gleichzeitig wollen wir die Konferenz grundsätzlich frei zugänglich halten:
kein-Geld darf kein Ausschlussgrund sein
- deswegen haben wir beim Check-In um differenzierte Spenden nach individueller
Möglichkeit gebeten.
- Da ja jede/r sich auch sonst sein/ihr Essen kaufen muss, haben wir Marken für
das Essen verkauft. Das sind Selbstkostenpreise. Bei den Getränken bitten wir
um eine ebensolche Abdeckung der Kosten.
- Wir vertrauen darauf, das genügend Geld zusammenkommt
- Wer genaueres wissen will, kann sich an den Aushang zu den Finanzen angucken.
(5) Organisatorische Hinweise (Vorschlag: Stefan Merten)
- Jede Veranstaltung hat in der Regel zwei Stunden zur Verfügung, Workshops
mit mehreren Beteiligten drei oder vier Stunden. Davon sollte höchstens eine
Stunde vorgetragen werden und der Rest für Diskussion zur Verfügung stehen.
- Jede Veranstaltung hat eine/n BetreuerIn. Minimal sorgt der/die für den
Audio-Mitschnitt der Veranstaltung, der später im Web abrufbar sein wird.
Nach Absprache kann der/die BetreuerIn auch die Veranstaltung einleiten
und/oder moderieren.
- Übersetzungen finden selbst organisiert statt. Der/die VortragsbetreuerIn
zu zu Beginn jeder Veranstaltung zu klären, wer eine Übersetzung braucht und
wer eine geben kann.
- Am Freitag ist die Cafeteria noch bis 17 Uhr geöffnet. Deswegen gibt es
erst ab Sonnabend etwas zu essen, was wir organisiert haben. Es handelt sich
um leckere vegetarische Mahlzeiten
- Für den kleinen Hunger zwischendurch gibt es in jeder Veranstaltung Äpfel
- Beim Konferenzbüro sind kalte und warme Getränke erhältlich, für die ein
Spendenbehälter bereitsteht
- Am Sonnabend abend findet der Social Event, aka Party, nicht im Mathematik-
gebäude, sondern im sogenannten "Telefunken-Hochhaus" statt, auch genannt
TEL-Gebäude. Das TEL-Gebäude liegt direkt am Ernst-Reuter-Platz. Es ist das
20-stöckige Haus mit der riesigen Werbung dran. Der Social Event findet
im Cafe TELQuel im Erdgeschoß statt. Es gibt etwas warmes zu Essen, Getränke
und Live-Musik von "DDD - Durch Dick & Dünn".
- Für alle möglichen und unmöglichen Fragen steht das Konferenzbüro bereit.
Die Menschen dort können nicht hexen, werden sich aber bemühen. Wenn es ein
großes Problem gibt, werden wir auf die Weisheit der Konferenz zurückgreifen
und in den Veranstaltungen um Hilfe bitten.
- Weitere Basis-Informationen finden sich in den Konfenrenz-Unterlagen.
- Gibt es jetzt spontan noch Fragen?
(6) Die Veranstaltung "Freie Software und Freie Gesellschaft" beginnt ungefähr
um 15:00 Uhr.
Checkliste Konferenzbüro
Ich sitze hier im Konferenzbüro - was ist zu tun?
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(1) Check-In der BesucherInnen
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- siehe dazu die Extra-Checkliste Check-In
(2) Informationen zu allen (un-)möglichen Fragen geben
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- Wo gibt's was zu Essen?
Freitag bis 17 Uhr in der Cafeteria
Sonst auf der Konferenz Sa mittag und abend und So mittag in der Food-Area
Freie Äpfel gibt es im Foyer
Getränke neben dem Konferenzbüro
- Ich will eine Veranstaltung anbieten, wie geht das?
siehe Extra-Checkliste BOF-Session
- Ich brauche eine Übernachtung, wo finde ich eine günstige?
Infos liegen dazu bereit - nicht rausgeben, wir haben nur je ein Exemplar!
Für ReferentInnen und HelferInnen haben wir Privat-Quartiere, siehe
Extra-Checkliste Unterbringung.
- Ich suche eine Mitfahrgelegenheit / eine MitfahrerIn für den Heimweg...
Es gibt eine Mfg-Wand, dort Gesuch/Angebot anpinnen (Treffp. vorschlagen).
- Wo finde ich xy?
unvorhersagbar, was da gefragt werden kann!
Cafes/Kneipen ab Ernst-Reuter-Platz die Hardenbergstraße runter
rechts in den Seitenstraßen.
Automaten im U-Bahnhof Ernst-Reuter-Platz oder am Zoo
Für besonders schwierige Fälle gibt es ein paar Stadtpläne (sparsam vergeben!)
(3) Anlaufstelle für Presse-Leute sein
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Presse-Leute werden grundsätzlich genauso behandelt wie alle anderen auch.
Das heißt, wie bei allen Anfragen, bemühen wir uns, die Wünsche zu erfüllen.
Falls nach "Oekonux-Sprechern" gefragt wird: Erklären, dass wir sowas nicht
haben. Jede/r spricht für sich selbst. Gerne können aber aktive Oekonux-Leute
als Interview-PartnerInnen vermittelt werden. Dito ReferentInnen.
Interview-Wünsche vermitteln:
- wenn konkrete Person gewünscht: konkrete Person suchen (lassen)
- wenn allgemein zu Oekonux: eine aktive Person suchen, die bereit ist
- einen Raum aus der Liste vergeben (und als belegt eintragen)
Allgemein: Auf die Konferenzmappe und ausliegende Texte verweisen.
(4) Ein/e ReferentIn möchte abgeholt/gebracht werden (Flughafen/Bahnhof)
Oder: Es gibt etwas zu transportieren.
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Für ReferentInnen machen wir das. Es gibt zwei FahrerInnen mit Autos:
- Joost
- Oliver
Guckt mal vorher, wer das ist, damit ihr sie ansprechen könnt. Beide laufen
da irgendwo rum. Handy ist unklar.
Dito bei Transporten (z.B. Getränke zum Social Event)
(5) Jemand kommt und möchte einen Büchertisch machen oder was auslegen
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Büchertische sind in der Regel kein Problem - Im Zweifel Rücksprache mit Leuten
vom Projektteam nehmen. Der geeignete Ort dafür ist das Foyer.
Es müssen dann dafür Tische aus dem Tischepool geholt werden. Wenn da keine
mehr sind, dann weitere Tische aus einem der AG-Räume holen. WICHTIG: Neu
heruntergebrachte Tische mit Klebeband versehen und Raumnummer draufschreiben!
Wenn jemand nur was zum Mitnehmen auslegen will, ist das auch kein Problem.
Wir werden einen Tisch für solche Materialien haben.
(6) (Spenden-) Gelder an Lutz in regelmäßigen Abständen abliefern
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Aus zwei Gründen ist es sinnvoll, regelmäßig die "großen Scheine" an Lutz
(Finanz-Maintainer) abzuliefern:
- es ist nicht soviel Geld in der Kasse, bei Diebstahl ist der Schaden begrenzt
- wir müssen einige Dinge u.U. AdHoc bezahlen.
(7) Am Ende eines Tages: Alles einpacken
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Wir lassen nachts lieber nix rumliegen. Deswegen alles einpacken und in den
Extraraum schaffen, der abgeschlossen werden kann. Den Schlüssel verwaltet
StefanMz.